IsetDMS

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Développé comme une plate-forme flexible pour satisfaire les organisations de n’importe quelle taille ou environnement, IsetDMS est une suite d’outils de gestion documentaire d’entreprise qui sert à numériser, stocker, préserver et délivrer les documents et leur contenu.

Conçu autour d’un puissant moteur d’indexation, actuellement utilisé en France et en Europe, IsetDMS intègre une panoplie d’outils riches et robustes qui améliore le traitement des documents en permettant leur indexation, leur classification et l’extraction automatique de données dans les formats de fichiers traditionnels.

La plate-forme s’intègre facilement dans l’infrastructure existante, vous permettant de reprendre rapidement et efficacement vos informations dans sa base de données. Son workflow, sa gestion des droits et des utilisateurs, vous aideront à gérer vos données d’une façon simple et sécurisée, tout en utilisant vos outils habituels.

(voir la capture d’écran)

IsetDMS est un logiciel intuitif et simple de mise en œuvre permettant de couvrir les principaux besoins d’une entreprise en matériel de gestion de documents soit :

  • Une INTEGRATION des outils bureautiques tels que MS Office, Open-Office, …
  • Un PLAN DE CLASSEMENT, un ESPACE DE TRAVAIL et un PORTAIL BUREAUTIQUE,
  • Une gestion des META-DONNEES (critères d’indexation),
  • LA GESTION DES VERSIONS et LES REVISIONS,
  • Une prise en compte des PROCESSUS DOCUMENTAIRES (cycle de vie, approbation/validation, intervenants, traçabilité et historisation, etc…)
  • La PUBLICATION, la DIFFUSION et les ALERTES, par Intranet/Extranet/Web ou messagerie,
  • La NUMERISATION des courriers entrants (factures, lettres, e-mails, fax, etc.), processus documentaires (Workflow), archivage de documents,
  • Une SECURISATION DES DOCUMENTS (droits d’accès), Intranet, Extranet et Web,
  • Une INTERFACAGE simple et facile avec d’autres applications, ERP, CRM, etc…
  • Des RECHERCHES « plein-texte », structurées (mots clés), avec mémorisation des recherches types,
  • Un automate d’INDEXATION et d’EXTRACTION automatique des données à partir des documents NUMERISES en masse.

Son extrême simplicité d’utilisation, par son concept de PORTAIL BUREAUTIQUE, permet son exploitation rapide par un personnel sans formation particulière : il permet la manipulation en toute sécurité des documents et dossiers de classement comme de simples fichiers ou répertoires, en leur associant des critères d’indexation et d’archivage .

Fonctions

Office Intégration de la suite Bureautique Alert Alertes
IsetDMS est conçue pour s’intégrer facilement à un poste de travail utilisateur :

  • Création de documents bureautiques à partir des suites MS Office ou Open Office,
  • Gestions des modèles de documents (.dot,.xlt,.ppt,…),
  • Exportation automatique des critères d’indexation ou métadonnée dans les documents créés,

Gestion automatique des variables de version, date de modification, validation ou approbation dans le document lui-même,

En travaillant avec la fonctionnalité du calendrier, c’est-à-dire associé à un calendrier documentaire, IsetDMS permet aux utilisateurs de déclarer des événements et des actions à réaliser sur les documents. Les utilisateurs seront alertés par des notifications aux dates et aux heures programmées.

  • Ces événements, ponctuels ou cycliques, sont partageables entre utilisateurs ou entre groupes,

Ils permettent, entre autre, de signifier une tache documentaire à réaliser à un collaborateur.

Interface Interface Utilisateur Internet Télétravail
IsetDMS fournit aux utilisateurs une interface intuitive, conviviale, simple et fonctionnelle. L’usage du « drag and drop » peut être facilement pratiquée pour l’importation et l’exportation des fichiers depuis le poste de travail.IsetDMS permet également de gérer les documents créés avec d’autres applications de votre système d’information.

  • Par la déclaration de vos applications tierces directement dans D.S Office,
  • Par l’indexation des fichiers « récents »,

Par l’indexation automatique des fichiers avec l’automate.

IsetDMS peut être étendu aux utilisateurs de l’entreprise se trouvant à l’extérieur de leur lieu de travail, par une connexion Internet, leur donnant ainsi l’accès aux informations.
Messaging Messagerie Preview Pre-visualisation
La messagerie par IsetDMS facilite la communication entre les utilisateurs. Elle est compatible avec MS Outlook, Lotus Notes d’ IBM et GroupWise de Novell. Visualiser des documents PDF ou des fichiers images, directement de l’interface en utilisant notre visionneuse intégrée.
Version Contrôle de version Signature Électronique
La gestion automatique du contrôle de version permet de suivre les changements mineurs et majeurs de manière facile et organisée (versioning) La signature numérique (parfois appelée signature électronique) est un mécanisme permettant de garantir l’intégrité d’un document électronique et d’en authentifier l’auteur, par analogie avec la signature manuscrite d’un document papier.
Automation Automatisation Indexes Mots clés
IsetDMS est capable d’automatiser les processus spécifiques qui facilitent la communication entre l’outil et d’autres applications de votre système d’informations :

  • Interface objet « serveur OLE » d’accès depuis tous programmes externes pour les fonctions de création et destruction de documents et de dossiers,
  • Intégration automatique de documents depuis une source externe : scanner, serveur e-mail, Fax, ou par exemple d’un fichier de type « spool »,d’un ERP ou d’une chaîne éditique,
  • Automatisation de la gestion des métadonnées avec possibilité de récupération depuis des sources externes et d’alimentation automatique de bases de données externes,

Automates d’indexation (aspiration) automatiques des répertoires disques permettant la récupération automatique des fichiers utilisateurs stockés localement ou sur serveurs

Les mots clefs sont traités par IsetDMS en utilisant le concept d’indexation documentaire et des métadonnées. L’indexation est utilisée pour suivre à la trace des documents électroniques et facilite la recherche et la récupération de ces documents.
Script Scripts Import Importation
Un script est un jeu d’instructions qui permet de traiter et de retourner l’information appropriée par l’usage d’application externe ou non.Ces scripts sont exécutés directement depuis IsetDMSLes scripts, développés en langage JavaScript ou VBScript, peuvent être crées et maintenus par le service informatique de l’entreprise et permettent d’étendre considérablement les capacités du produit. Il est donc facile d’établir un « pont » avec les autres applications du système d’information.Ils permettent par exemple:

  • D’éditer des documents d’état ou de synthèse,
  • De créer un publipostage,
  • D’alimenter les tables d’une base de données comptables ou d’un ERP,
  • D’extraire, à l’inverse, des données pour compléter les métadonnées d’un ou plusieurs documents,

De diffuser automatiquement des documents à des utilisateurs qui se seraient abonnés à un ou plusieurs termes du thesaurus.

La récupération de dossiers et de documents dans un système peut être automatisée par IsetDMS, de manière rapide et efficace.

  • Automates d’indexation (aspiration) des répertoires disques permettant la récupération des fichiers utilisateurs stockés localement ou sur serveurs.

Sur demande nous sommes en mesure de d’indexer automatiquement les données issues de systèmes tiers ou anciens de façon à éviter une initialisation couteuse en temps et en moyens.

Full-text Indexation Full-texte
Security Sécurité
Le contenu des documents peut être indexé de manière complète.IsetDMS peut automatiser l’extraction de tout le contenu de n’importe quel type de document (PDF/Postscript, images, Courriers électroniques, contenu de sites Web indexés, suites bureautiques).IsetDMS gère de manière pointue le concept de fiche documentaire (métadonnées) :

  • Récupération automatique de données externes via une interface ODBC et des requêtes SQL (bases de données, fichiers p.e. Excel, applications p.e. ERP, CRM, etc.),
  • Opérations complexes entre les métadonnées via les scripts, permettant par exemple, lors de la saisie d’une seule valeur, d’initialiser automatiquement le contenu de la fiche documentaire,
  • Intégration automatique des valeurs dans des modèles MS-Word ou MS-Excel,
  • Intégration automatique dans les attributs du document (métadonnées),
  • Ecriture automatique vers des bases de données externes (ODBC et SQL),
  • Définition dynamique des fiches documentaires sans limitation de nombre ou de contenu, choix étendu de type de données: texte, nombre, date, compteur,…
  • Définition des attributs: obligatoire, en lecture seule, liste, choix multiples,…

Spécification des formats de stockage et d’affichage.

Les droits d’accès sont appliqués aux documents selon des niveaux de sécurité définis, assurant ainsi l’accès seulement aux utilisateurs autorisés.
Workflow Gestion du WorkFlow
IsetDMS dispose d’une procédure de workflow : création, modification, validation, approbation et distribution de documents, afin d’améliorer et d’automatiser les processus.Sur chacune de ces étapes, un ou plusieurs utilisateurs peut être désigné pour intervenir, vérifier et autoriser l’action le cas échéant.Au moment de la modification du document, se fait le choix du numéro de la nouvelle version, majeure ou mineure, le délai maximum pour réaliser l’ensemble du processus, le choix des intervenants et des destinataires de la diffusion de la nouvelle version.Chacune des actions réalisées est notifiée dans l’historique du document et peut être consultée ou éditée à tout moment.De même à tout moment il est possible de consulter une ancienne version ou d’en repartir pour construire sa nouvelle version.Le tableau de bord, visible en permanence, permet à tout moment de suivre vos documents en cours de validation ou d’approbation par un tiers
Deployment Déploiement souple OS Environnement
Avec un poste de travail compatible Java, IsetDMS peut être accessible sans avoir besoin d’installer de logiciel supplémentaire, ni besoin d’acquérir de licences d’applications autres ou de matériel spécifique. IsetDMS peut être installé et fonctionner dans un environnement Windows ou Linux, utilisant le standard « Client – Server ». De plus, un serveur de stockage et un programme de base de données relationnel sont les seules exigences pour déployer IsetDMS.
Update Mises à jour
Scalability Adaptabilité
Toutes les mises à jour de IsetDMS sont disponibles par téléchargement, facilitant ainsi la distribution et l’installation. IsetDMS peut traiter les grands volumes de fichiers et d’utilisateurs, rendant la gestion de document abordable aussi bien à des sociétés d’entrepreneurs individuels, qu’à de grandes sociétés.
Files Fichiers et Formats Documents Cycle de vie documentaire
IsetDMS s’accommode à une large variété de formats de fichier, permettant aux utilisateurs de gérer des documents créés par toutes les applications disponibles dans l’infrastructure informatique Le cycle de vie documentaire définit les étapes de la vie du document entre sa création et sa destruction ou purge. Ce dernier s’appuie sur le tableau de gestion définissant les D.U.A (Durée d’utilisation administrative), D.A.I (Durée d’archivage intermédiaire), Modalité de trie, Sort final, D.A.C (Durée de conservation) et le Mode d’élimination du document.Ce tableau est constitué et maintenu par l’utilisateur et permet de définir pour chaque type de document son cycle de vie. Les écrans de reversement permettent de sélectionner et de valider les transitions entre chaque phase. L’édition des bordereaux de versement et la création des étiquettes sont automatiques.
License Licences Flottantes
IsetDMS met en œuvre un système de licences flottantes par lequel le nombre de licences achetées doit être égale au nombre maximal de connexions simultanées

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