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La Signature électronique

Le paradigme de signature électronique (appelé aussi signature numérique) est un procédé permettant de garantir l’authenticité de l’expéditeur (fonction d’authentification) et de vérifier l’intégrité du message reçu.

La signature électronique assure également une fonction de non-répudiation, c’est-à-dire qu’elle permet d’assurer que l’expéditeur a bien envoyé le message (autrement dit elle empêche l’expéditeur de nier avoir expédié le message).

IsetDMS permet à partir de la version 2.19.06 de signer numériquement des documents PDF à condition de posséder un certificat et de le copier dans la racine de son arborescence personnelle.

Ce certificat peut être obtenu auprès d’organisme certifiés comme ChamberSign, CertSign, etc….

 

Pour plus d’information vous pouvez consulter le site de l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information

http://www.ssi.gouv.fr/fr/reglementation-ssi/signature-electronique/

Qu’est ce qu’une GED?

QU’EST CE QU’UNE GED?

On peut voir une gestion électronique de document comme un ensemble de processus normalisés, comme :

  • Contrôler la création et l’authentification de documents ;
  • Exercer un contrôle de versions sur les documents disposants de plusieurs versions ;
  • Gérer le stockage des documents de manière à faciliter leur récupération quand nécessaire ;
  • Assurer la sécurité et l’intégrité des documents avec le double objectif d’empêcher l’accès non autorisé et permettre le rétablissement lors de la perte de documents ;
  • Instaurer une politique d’archivage afin de pouvoir disposer des documents obsolètes si nécessaire ;

Une Gestion des documents peut être manuelle ou électronique. Cependant, une gestion électronique possède de tels avantages que les investissements d’installation sont toujours justifiés.

COMMENT LA GED PEUT-ELLE VOUS AIDER ?

Une GED vous permet de gérer l’évolution permanente du volume des documents, quelque soit votre secteur d’activité.
Sans l’aide d’une GED, les courriers, les factures, les devis, les plans, les diagrammes de processus, les organigrammes, les photos, les cahiers des charges, les plans de production, les comptes rendus, les budgets et de nombreux autres documents peuvent rapidement devenir ingérables.

LES AVANTAGES D’UNE GED

  • Stockage Réduit: Le stockage papier accumulé est un problème dans toute organisation. Une GED réduit le besoin d’espace physique disponible et permet le stockage des documents dans un emplacement moins cher et plus sécurisé.
  • Organisation: Quelle que soit votre structure, la variété de documents est surprenante. Comment organiser vos documents afin de faciliter leur récupération ultérieurement ?
  • Retrouver un document :L’accumulation documentaire nécessite un rangement physique spécifique vous permettant de retrouver rapidement un document.
  • Workflow :Dans toutes activités, les documents passent d’une personne à une autre avant d’être « posés », « rangés ». Comment pouvez-vous faciliter leurs circulations, afin entre autre de réduire certains coûts imprévus?
  • Procédures : Quelle personne doit voir quel document ? Que doit-elle faire avec ? Des instructions claires doivent être instaurées pour répondre à cela.
  • Travail Collaboratif : Lorsqu’ un document exige la contribution de plusieurs personnes, comment la création de ce document collaboratif peut-elle rendre ce processus plus simple ?
  • Questions de sécurité :Vous ne voulez pas que des personnes non autorisées aient accès à vos documents d’affaires. Aucune personne, même celles autorisées, ne devraient pouvoir falsifier vos documents. Comment vous en assurer ?
  • Conservation : Tous les documents physiques se détériorent dans le temps. Ils peuvent aussi être endommagés ou perdus dans un incendie ou tout autre incident. Comment pouvez-vous les préserver ?
  • Politiques :Des règles et des instructions claires sont nécessaires sur des sujets comme la durée de conservation de chaque type de document et la finalité des documents expirés.

La gestion de document est donc une tâche complexe. L’aspect organisationnel, procédural ainsi que la gestion des informations physiques doit être pris en compte, même dans une petite structure.

DOCUMENTS ET RÈGLEMENTATIONS

De part une multitude de réglementations, la gestion de document peut s’avérer compliquée. Un certain nombre de document doit être conservé, notamment ceux concernant l’emploi, la santé, la sécurité, les impôts et autre. Ceux-ci doivent souvent être archivés dans un format déterminé par la législation.

Comment appliquer ces dispositifs règlementaires obligatoires tout en gardant des coûts convenables ?

GESTION ÉLECTRONIQUE DE DOCUMENTS

Pour vous aider à faire face à toutes ces questions concernant la gestion de vos documents, des systèmes de gestion informatisés sont apparus sur le marché. La GED introduit une nouvelle dimension « zéro papier», ou plus exactement « avec un minimum de papier ».

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